Oznamovanie protispoločenskej činnosti zákazníkmi, klientmi, dodávateľmi, odberateľmi a tretími osobami

Náš biznis robíme zodpovedne a v súlade so zákonmi. V spoločnosti BILLA s.r.o. netolerujeme korupčné, nelegálne a neetické správanie. Akékoľvek porušenie zákonných alebo etických pravidiel môžu naši zákazníci, klienti, obchodní partneri (dodávatelia, odberatelia), naši zamestnanci, zamestnanci našich obchodných partnerov a iné tretie osoby (napr. návštevy) oznámiť na nasledovných kontaktoch:

• poštou zodpovednej osobe (Oddeleniu compliance)  BILLA s.r.o. na adresu:
  BILLA s.r.o.
  „Vnútorný systém preverovania oznámení“
  Oddelenie compliance /p. Staňo, p. Mračnová
  Bajkalská 19/A
  821 02 Bratislava
• prostredníctvom koncernového digitálneho oznamovacieho kanála REWE Group Hintbox: https://rewe-group.hintbox.de/.

Súčasne si Vás dovoľujeme informovať o otvorenom liste spoločnosti BILLA s.r.o. adresovanom osobám mimo našej spoločnosti s názvom Opatrenia v boji proti korupcii, nelegálnemu a neetickému správaniu.

BILLA s.r.o. prijala v tejto súvislosti i vnútornú smernicu tzv. „ Etický kódex“, ktorý obsahuje nulovú toleranciu korupčného, nelegálneho a neetického správanie ako principiálnu zásadu jej podnikania. Etickým kódexom sú povinní sa riadiť všetci zamestnanci BILLA s.r.o. Naša spoločnosť v rámci svojho podnikania vždy vyžadovala a vyžaduje od svojich vlastných zamestnancov pri kontakte s tretími osobami konanie v súlade s protikorupčnými zákonmi a Etickým kódexom. Z tohto dôvodu bol v BILLA s.r.o. zavedený systém predchádzania korupcie a korupčného správania, ktorý zabraňuje vzniku situácií predstavujúcich konflikt záujmov a možné korupčné, príp. iné nelegálne a neetické správanie.

Vyššie uvedené kontakty slúžia na prípadne externé podnety od našich zákazníkov, klientov, obchodných partnerov (odberateľov, dodávateľov) a tretích osôb najmä ohľadom korupčného nelegálneho a neetického správania našich zamestnancov. Preto Vás prosíme, aby ste iné zákaznícke podnety a sťažnosti ohľadne našich zamestnancov a služieb posielali na adresu info@billa.sk.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov zákazníkov, klientov, dodávateľov, odberateľov a návštev za účelom oznamovania protispoločenskej činnosti.

Preverovanie a vedenie evidencie podnetov (tzv. whistleblowing) slúži pre zamestnancov spoločnosti BILLA s.r.o. a osoby v inom obdobnom vzťahu k spoločnosti, vrátane bývalých zamestnancov, ako aj osôb v predzmluvných vzťahoch so spoločnosťou BILLA s.r.o., prípadne bývalých zamestnancov a osôb, ktorých totožnosť nebola odhalená (tzv. oznamovatelia) ako „ vnútorný systém preverovania oznámení“ zriadený v súlade s § 10 a nasl. zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o whistleblowingu). Tento zákon umožňuje všetkým oznamovateľom oznámiť svoje obavy z pozorovanej nelegálnej (závažnej) protispoločenskej činnosti alebo inej protispoločenskej činnosti interne, v rámci spoločnosti BILLA s.r.o. alebo prostredníctvom externých oznamovacích nástrojov koncernu REWE.

Whistleblowing je teda vnútorný mechanizmus preverovania oznámení a podnetov zamestnancov a iných oznamovateľov – whistleblowerov – zodpovednou osobou BILLA s.r.o. menovanou pre túto oblasť, prostredníctvom ktorého môže byť nahlásené podozrenie z nelegálneho konania alebo inej protispoločenskej činnosti v rámci našej spoločnosti. Je to nástroj, ktorý zlepšuje transparentnosť, vnútropodnikovú kultúru a podporuje poctivé správanie.

Oznamovateľ môže adresovať spoločnosti BILLA s.r.o. oznámenie o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel v súvislosti s výkonom svojho zamestnania a ktoré sa týkajú nelegálnej alebo inej protispoločenskej činnosti v našej spoločnosti. Oznámenie nelegálnej alebo inej protispoločenskej činnosti v našej spoločnosti možno podať niektorým z nižšie uvedených spôsobov. Pri podávaní oznámenia je potrebné konať v dobrej viere. V opačnom prípade sa môže osoba oznamovateľa dopustiť trestného činu krivého obvinenia vo vzťahu k dotknutej osobe, voči ktorej oznámenie smeruje. Konaním v dobrej viere je konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé.

Funkciu zodpovednej osoby v zmysle zákona o whistleblowingu v spoločnosti BILLA s.r.o. vykonáva Oddelenie compliance.

Oznamovateľ môže podať oznámenie nasledovným spôsobom:

• poštou zodpovednej osobe (Oddeleniu compliance)  BILLA s.r.o. na adresu:
  BILLA s.r.o.
  „Vnútorný systém preverovania oznámení“
  Oddelenie compliance /p. Staňo, p. Mračnová
  Bajkalská 19/A
  821 02 Bratislava
• prostredníctvom koncernového digitálneho oznamovacieho kanála REWE Group Hintbox: https://rewe-group.hintbox.de/,
• prípadne využiť inú ponúkané formu podávania oznámení pre compliance agendu v rámci koncernu REWE (napr. e-mail externému ombudsmanovi REWE).

REWE Group Hintbox predstavuje digitálny oznamovací kanál pre nahlasovanie oznámení týkajúcich sa  compliance agendy skupiny REWE, ktorý je dostupný jednak interným ako aj externým spolupracovníkom spoločností patriacich do skupiny REWE. Ide o komunikačný kanál vo forme webovej (online) aplikácie využívajúcej pripojenie na internet a umožňujúci všetkým koncernovým zamestnancom a iným osobám nahlasovať nepretržite zistenia, ktoré by mohli byť v rozpore s koncernovými pravidlami v oblasti compliance agendy, priamo koncernovému oddeleniu REWE Compliance.

Oznamovatelia sú v zmysle príslušných ustanovení zákon o whistleblowingu oprávnení urobiť oznámenia o závažnej protispoločenskej, ktorá je trestným činom alebo inej protispoločenskej činnosti v našej spoločnosti i ďalšími externými spôsobmi  nahlasovania, okrem uvedených, ktorými sú prokuratúra, správne orgány príslušné na konanie o správnom delikte, ktorý je závažnou protispoločenskou činnosťou, príslušná inštitúcia, orgán, úrad alebo agentúra Európskej Únie alebo Úrad na ochranu oznamovateľov (ďalej len „Úrad“). Spoločnosť je povinná prostredníctvom svojej zodpovednej osoby prijať každé anonymné i neanonymné oznámenie oznamovateľov a je povinná do 7 dní po ich prijatí im vydať potvrdenie o prijatí oznámenia.

Súčasne s oznámením podaným prostredníctvom prokuratúry alebo správneho orgánu alebo počas už prebiehajúceho trestného či správneho konania môže oznamovateľ podať i žiadosť o poskytnutie (preventívnej) ochrany pri oznámení závažnej protispoločenskej činnosti, ktorá je trestným činom alebo správnym deliktom, pričom táto žiadosť sa podáva písomne alebo ústne do zápisnice prokurátorovi alebo správnom orgánu, ktorý je príslušný na konanie o správnom delikte. Žiadosť o poskytnutie ochrany musí obsahovať meno, priezvisko, dátum narodenia a pobyt oznamovateľa, ktorý podáva žiadosť, miesto výkonu jeho práce a označenie jeho zamestnávateľa, ako aj údaje o blízkej osobe oznamovateľa, ak je v pracovnoprávnom pomeru k BILLA s.r.o. a ak oznamovateľ žiada ochranu aj pre ňu. Následne príslušný prokurátor alebo správny orgán bezodkladne oznamovateľovi poskytnú ochranu, pričom oznamovateľ sa stáva chráneným oznamovateľom a táto skutočnosť sa písomne oznámi oznamovateľovi, zamestnávateľovi a Úradu. Dôsledkom udelenia štatútu „chráneného oznamovateľa“ je skutočnosť, že zamestnávateľ  môže urobiť právny úkon alebo vydať rozhodnutie v pracovnoprávnom vzťahu (ďalej len „pracovnoprávny úkon“) voči takémuto chránenému oznamovateľovi, na ktorý on sám nedal súhlas, len so súhlasom Úradu. Taktiež, ak sa oznamovateľ domnieva, že v súvislosti s oznámením bol voči nemu urobený pracovnoprávny úkon zo strany zamestnávateľa, s ktorým on nesúhlasí, môže požiadať úrad do 15 dní odo dňa, keď sa dozvedel o pracovnoprávnom úkone, o pozastavenie účinnosti tohto pracovnoprávneho úkonu. Úrad žiadosť posúdi a následne vydá potvrdenie o pozastavení účinnosti pracovnoprávneho úkonu a doručí ho zamestnávateľovi a oznamovateľovi.

Spoločnosť BILLA s.r.o. je povinná prijať každé oznámenie a toto preveriť a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia do 90 dní od potvrdenia prijatia oznámenia alebo, ak sa prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia siedmich dní od prijatia oznámenia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, o čom spoločnosť BILLA s.r.o.  bude oznamovateľa vopred informovať. To neplatí ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia.

Spoločnosť BILLA s.r.o. je súčasne povinná pri preverovaní podnetov a oznámení zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a dotknutej osoby, je oprávnená totožnosť oznamovateľa zverejniť len s jeho súhlasom  a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, aké sa prijali na základe preverenia oznámenia, vrátane vyžiadania si výsledku vybavenia od príslušných orgánov, ak to umožňuje osobitný predpis. O výsledku vybavenia príslušnými orgánmi oboznámi naša spoločnosť oznamovateľa v lehote10 dní od doručenie tohto výsledku.

Spoločnosť BILLA s.r.o. ako zamestnávateľ vydala internú smernicu pod názvom „ Whistleblowing – vnútorný systém preverovania oznámení“, v ktorej určila podrobnosti o podaní a preverovaní oznámení v rámci vnútorného systému preverovania oznámení, pričom každý zamestnanec bol s jej obsahom oboznámený a jej znenie je pre zamestnancov k dispozícii aj na Oddelení compliance BILLA s.r.o. a v každej jej prevádzke. Osoby v inom obdobnom postavení k spoločnosti BILLA s.r.o. a ďalšie osoby sa s touto smernicou môžu oboznámiť v sídle našej spoločnosti alebo  na vybraných predajniach BILLA.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v samotnej internej smernici o whistleblowingu ako aj v samostatnom dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov za účelom vedenie evidencie podnetov (whistleblowing).

Na záver si Vám dovoľujeme poďakovať za všetky Vaše podnety a oznámenia smerujúce voči akejkoľvek korupčnej, nelegálnej a protispoločenskej činnosti v BILLA s.r.o., ktoré nám pomôžu zlepšiť našu firemnú kultúru, priblížiť sa potrebám našich zákazníkov a odstrániť prípadné nedostatky prijatím potrebných opatrení.